Eine dynamische Gruppe enthält automatisch alle Kontakte, die Ihre Bedingungen erfüllen. Sie legen nur einmal fest, wer dazugehören soll, zum Beispiel "alle Kontakte aus Berlin" oder "alle Kontakte, die heute Geburtstag haben". seven hält die Mitglieder danach selbst aktuell. Bei einer statischen Gruppe fügen Sie die Kontakte dagegen manuell oder per Import hinzu.
Dynamische Gruppe anlegen
- Wählen Sie im linken Menü den Punkt Kontakte aus.
- Klicken Sie in der Gruppen-Seitenleiste auf das Folder-Plus-Symbol neben der Überschrift "GRUPPEN".
- Geben Sie im Dialog Neue Gruppe einen Gruppennamen ein (optional ein Icon und eine Farbe).
- Wählen Sie als Gruppentyp Dynamisch.
- Legen Sie unter Bedingungen fest, welche Kontakte zur Gruppe gehören sollen, und klicken Sie auf Erstellen.
Der Gruppentyp lässt sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern. Aus einer dynamischen Gruppe wird also keine statische und umgekehrt. Den Namen und die Bedingungen können Sie jederzeit über das Drei-Punkte-Menü neben der Gruppe bearbeiten.
Bedingungen festlegen
Jede Bedingung besteht aus drei Teilen:
- Feld, zum Beispiel Stadt, Geburtstag oder Zuletzt angeschrieben
- Bedingung, zum Beispiel "ist gleich", "enthält" oder "in den letzten ... Tagen"
- Wert, zum Beispiel "Berlin" oder "30"
Die Feldauswahl hat ein Suchfeld. So finden Sie das passende Feld auch bei vielen eigenen Feldern schnell.
UND und ODER
- Alle Bedingungen innerhalb eines Blocks sind mit UND verknüpft. Ein Kontakt gehört nur dann zur Gruppe, wenn er alle Bedingungen dieses Blocks erfüllt.
- Mit ODER-Block hinzufügen legen Sie einen weiteren Block an. Die Blöcke sind mit ODER verknüpft. Ein Kontakt gehört zur Gruppe, sobald er einen der Blöcke vollständig erfüllt.
Beispiel: Block 1 "Stadt ist gleich Berlin" UND "Zuletzt angeschrieben nicht in den letzten 90 Tagen (oder nie)", ODER Block 2 "Mitglied in der Gruppe VIP-Kunden". Die Gruppe enthält dann alle Berliner Kontakte, die Sie seit 90 Tagen nicht angeschrieben haben, und zusätzlich alle VIP-Kunden.
Pro Gruppe sind bis zu 20 Bedingungen möglich, pro Account bis zu 20 dynamische Gruppen.
Verfügbare Felder
Die Felder sind in der Auswahl in vier Bereiche gegliedert:
| Bereich | Felder |
|---|---|
| Kontaktfelder | Vorname, Nachname, E-Mail, Mobilnummer, Festnetznummer, Adresse, Postleitzahl, Stadt, Notizen, Geburtstag, Erstellt, Zuletzt geändert, Validierungsstatus, Validiert am |
| Kommunikation | Zuletzt angeschrieben, Zuletzt Antwort erhalten, Anzahl gesendeter Nachrichten, Anzahl empfangener Nachrichten, Letzter Kanal |
| Gruppen | Gruppenmitgliedschaft: "ist Mitglied in einer von" oder "ist in keiner von" (nur statische Gruppen) |
| Eigene Felder | Ihre benutzerdefinierten Felder, mit passenden Bedingungen je Feldtyp (Text, Zahl, Datum, Auswahl, Mehrfachauswahl, Checkbox) |
Datumsfelder
Bei Datumsfeldern wie Geburtstag, Erstellt oder Zuletzt angeschrieben können Sie neben festen Daten ("am", "vor dem", "nach dem", "zwischen") auch relative Bedingungen nutzen:
- in den letzten ... Tagen, zum Beispiel Kontakte, die in den letzten 30 Tagen angelegt wurden
- nicht in den letzten ... Tagen (oder nie), zum Beispiel Kontakte, die Sie seit 90 Tagen oder noch nie angeschrieben haben
- Jahrestag ist heute, Jahrestag in diesem Monat und Jahrestag in den nächsten ... Tagen. Hier zählen nur Tag und Monat, das Jahr spielt keine Rolle.
Ein typischer Anwendungsfall ist die Geburtstags-SMS, siehe Beispiel: Geburtstags-SMS automatisch versenden.
Vorschau der Treffer
Unter den Bedingungen zeigt seven eine Live-Vorschau: wie viele Kontakte die Bedingungen aktuell erfüllen und einige Beispielkontakte. So sehen Sie schon vor dem Speichern, ob Ihre Bedingungen das gewünschte Ergebnis liefern.
Bei Accounts mit mehr als 100.000 Kontakten werden die Treffer nicht automatisch gezählt. Klicken Sie in diesem Fall auf Treffer zählen, um die Vorschau abzurufen.
Wann wird die Gruppe aktualisiert?
Die Mitglieder einer dynamischen Gruppe werden automatisch berechnet:
- direkt vor jedem Versand an die Gruppe, egal über welchen Weg: Versand im Dashboard, Daueraufträge, REST-API mit dem Gruppennamen als Empfänger oder SMS via E-Mail. Die Nachricht geht also immer an den aktuellen Stand. Ausnahme sind zeitversetzte Nachrichten: Hier wird die Gruppe beim Anlegen des Versands berechnet, nicht erst zum Versandzeitpunkt.
- sofort, wenn Sie einen Kontakt anlegen oder ändern
- nach einem Import oder einer Nummernvalidierung
In der Gruppen-Seitenleiste erkennen Sie dynamische Gruppen an einem eigenen Symbol. Während eine Gruppe neu berechnet wird, erscheint dort ein Ladesymbol. Die Kontaktliste der Gruppe aktualisiert sich automatisch, sobald die Berechnung abgeschlossen ist.
Beispiel: Geburtstags-SMS automatisch versenden
Mit einer dynamischen Gruppe und einem Dauerauftrag gratulieren Sie Ihren Kontakten automatisch zum Geburtstag, ohne jeden Tag selbst etwas tun zu müssen.
- Pflegen Sie bei Ihren Kontakten das Feld Geburtstag.
- Legen Sie eine dynamische Gruppe an, zum Beispiel "Geburtstag heute", mit der Bedingung Geburtstag - Jahrestag ist heute.
- Klicken Sie auf Neue Nachricht, wählen Sie die Gruppe als Empfänger und schreiben Sie Ihren Glückwunsch. Über das Dropdown Platzhalter fügen Sie zum Beispiel den Vornamen ein, damit jeder Kontakt persönlich angesprochen wird (siehe Personalisierte SMS).
- Klappen Sie im rechten Panel Intervall auf und wählen Sie 1 und Tage.
- Legen Sie unter Versandzeitpunkt fest, wann der erste Versand erfolgen soll, zum Beispiel morgen um 9:00 Uhr. Diese Uhrzeit gilt dann für jeden weiteren Tag.
- Schicken Sie die Nachricht wie gewohnt ab.
Der Dauerauftrag läuft ab jetzt jeden Tag zur gewählten Uhrzeit. Bei jedem Lauf berechnet seven die Gruppe neu, sodass genau die Kontakte die Nachricht erhalten, die an diesem Tag Geburtstag haben. Hat an einem Tag niemand Geburtstag, wird nichts verschickt und der Dauerauftrag läuft am nächsten Tag ganz normal weiter.
Sie können den Dauerauftrag auch an einem Tag anlegen, an dem niemand Geburtstag hat und die Gruppe gerade leer ist.
Was bei dynamischen Gruppen nicht geht
Weil seven die Mitglieder selbst berechnet, gelten einige Einschränkungen:
- Sie können Kontakte nicht manuell zu einer dynamischen Gruppe hinzufügen oder aus ihr entfernen. Passen Sie stattdessen die Bedingungen oder die Kontaktdaten an.
- Ein Import in eine dynamische Gruppe ist nicht möglich. Importieren Sie die Kontakte ohne Gruppe oder in eine statische Gruppe. Erfüllen sie die Bedingungen, landen sie automatisch auch in der dynamischen Gruppe.
- Beim Löschen einer dynamischen Gruppe wird nur die Gruppe gelöscht. Die Option "Auch Kontakte in dieser Gruppe löschen" gibt es hier nicht, Ihre Kontakte bleiben erhalten.
- Eine dynamische Gruppe kann nicht auf andere dynamische Gruppen verweisen, sondern nur auf statische.
Wichtig: Löschen Sie ein eigenes Feld oder eine Gruppe, die in den Bedingungen einer dynamischen Gruppe verwendet wird, ist die dynamische Gruppe danach leer. Nachrichten an diese Gruppe werden dann nicht mehr verschickt. Passen Sie in diesem Fall die Bedingungen an.
Kommunikationsdaten am Kontakt
Die Werte aus dem Bereich Kommunikation sehen Sie auch direkt am Kontakt, in der Detailansicht und im Detailbereich rechts neben der Kontaktliste:
- Zuletzt angeschrieben: wann Sie dem Kontakt zuletzt eine Nachricht geschickt haben
- Zuletzt Antwort erhalten: wann der Kontakt Ihnen zuletzt geantwortet hat
- Nachrichten: Anzahl der gesendeten und empfangenen Nachrichten
- Letzter Kanal: über welchen Kanal zuletzt kommuniziert wurde, zum Beispiel SMS, RCS oder WhatsApp
Die Werte werden automatisch fortgeschrieben, sobald Sie Nachrichten mit dem Kontakt austauschen.